Αρχείο PDF

Συχνά ακούμε για τα αρχεία PDF αλλά σε πολλούς είναι κάτι άγνωστο.

Τι είναι τα αρχεία pdf;  Tι είναι μετατροπή PDF;

Η Adobe systems εφηύρε το αρχείο PDF. Αυτό το αρχείο εξελίσσεται εδώ και 17 χρόνια. Το όνομα προήλθε από τις εξής λέξεις: Portable Document Format (PDF), δηλαδή, Μορφή Μεταφερόμενων Αρχείων. Γρήγορα έγινε το παγκόσμιο πρότυπο για μεταφορά και ανάγνωση αρχείων από διαφορικά προγράμματα.

Το πρόβλημα των αρχείων

Ο κάθε χρήστης χρησιμοποιεί κάποια προγράμματα προκειμένου να κάνει μια εργασία.

Αυτά τα προγράμματα έχουν έναν μοναδικό τρόπο που σώζουν τα δεδομένα. Έτσι, με άλλον τρόπο αποθηκεύει το word τα αρχεία, με άλλον το excel,  ένα πρόγραμμα ζωγραφικής, ένα πρόγραμμα σχεδίασης κτλ.

Ένας χρήστης μπορούσε να δει το αρχείο κάποιου άλλου χρήστη εάν είχε εγκαταστήσει το ίδιο ακριβώς πρόγραμμα στον υπολογιστή του, αλλά και την ίδια έκδοση του προγράμματος πολλές φορές.

Αυτό ήταν κάτι δύσκολο, γιατί ο κάθε υπολογιστής θα έπρεπε να έχει ακόμη και εκατοντάδες προγράμματα στον υπολογιστή του. Πολλά από αυτά μάλιστα είναι επί πληρωμή και κοστίζουν ακόμη και κάποιες χιλιάδες ευρώ.

Ένας επαγγελματίας μηχανικός π.χ. έχει το πρόγραμμα autocad που σχεδιάζει ένα σπίτι. Για να το δει ο ενδιαφερόμενος αυτό το σχέδιο, θα έπρεπε να πάει στο γραφείο του μηχανικού ή να είχε και ο ίδιος το πρόγραμμα (κάτι απαγορευτικό μιας και κάνει κάποιες χιλιάδες ευρώ).

Άλλο παράδειγμα: Κατασκευάζει κάποιος γραφίστας ένα έντυπο και θέλει να το δείξει στον πελάτη του. Όμως διατρέχει τον κίνδυνο να αντιγράψει ο πελάτης το σχέδιό του κι έτσι να χάσει ο γραφίστας τη δουλειά.

Η ιδέα

Η Adobe systems λοιπόν σχεδίασε ένα έντυπο, το οποίο ακολουθεί κάποιους συγκεκριμένους κανόνες που είναι βολικοί για το internet και για τη μεταφορά του μέσα από αυτό. Για παράδειγμα το να είναι μια σελίδα Α4 “ελαφριά”, άρα να στέλνεται γρήγορα στον παραλήπτη, αλλά και να εκτυπώνεται εύκολα σε έναν εκτυπωτή, άσχετα από το μέγεθος που έχει το πρωτότυπο αρχείο.

Αν λοιπόν ο καθένας μετέτρεπε το αρχείο του σε μορφή PDF, θα μπορούσε να το στείλει και να το δει οποιοσδήποτε παραλήπτης, αρκεί να έχει το πρόγραμμα που διαβάζει PDF αρχεία.

Έτσι, η ADOBE κατασκεύασε το πρόγραμμα που παράγει το αρχείο PDF, αλλά και το πρόγραμμα που διαβάζει το ίδιο αρχείο. Το πρόγραμμα που κατασκευάζει το PDF, το χρέωνε, επειδή έχει πολλές δυνατότητες επεξεργασίας των αρχείων, ενώ στον αναγνώστη το έδινε και το δίνει δωρεάν.

Έτσι ξεκίνησαν όλοι οι χρήστες να εγκαθιστούν το πρόγραμμα (αναγνώστη) αρχείων PDF.

Με τον καιρό εμφανίστηκαν στην αγορά τρίτοι κατασκευαστές που κατασκεύασαν ένα πρόγραμμα (που το δίνουν δωρεάν) για να παράγει απλά αρχεία PDF, χωρίς τη δυνατότητα επεξεργασίας του αρχείου. Έτσι, απλούστευσαν τη δουλειά και στους ερασιτέχνες χρήστες που δεν χρειάζονται παρά μόνο μια απλή μετατροπή των αρχείων τους σε PDF, με τον ίδιο τρόπο που κάνουν μια απλή εκτύπωση.

Η διαδικασία πλέον απλουστεύθηκε πάρα πολύ.

Αν θέλετε να φτιάξετε ένα αρχείο PDF αρκεί ένα απλό πρόγραμμα για να μετατρέψετε οποιδήποτε αρχείο σε PDF.

Αν θέλετε να δείτε ένα αρχείο PDF αρκεί να εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας τον αναγνώστη PDF.

Οφέλη απο την χρήση PDF

• Δεν χρειάζεται ο κάθε χρήστης να έχει πολλά προγράμματα στον υπολογιστή του παρά μόνο αυτά που χρησιμοποιεί ο ίδιος.
• Ο κάθε χρήστης μπορεί να στείλει μέσω email κάποιο αρχείο αφού το μετατρέψει σε PDF γνωρίζοντας οτι  μπορεί να το δει ο παραλήπτης.
• Ο παραλήπτης δεν μπορεί να αλλοιώσει το αρχείο που στέλνει ο αποστολέας.
• Ο παραλήπτης δεν μπορεί να αντιγράψει το αρχείο που στέλνει ο αποστολέας. Θυμηθείτε οτι το αρχείο PDF ακολουθεί συγκεκριμένους κανόνες βολικούς για μεταφορά μέσω email. Έτσι, χαμηλώνει την ανάλυση μιας φωτογραφίας και μικραίνει την διάσταση του αρχικού σχεδίου σε μέγεθος Α4.

Όλα αυτά τα πλεονεκτήματα  έκαναν τη χρήση του Adobe PDF πολύ δημοφιλή. Έτσι, καθιερώθηκε ως το παγκόσμιο πρότυπο μεταφοράς αρχείων μέσω internet από διαφορετικά προγράμματα.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις, ιδιώτες, οργανισμοί χρησιμοποιούν πλέον το Adobe PDF προκειμένου να επικοινωνούν και να μεταφέρουν τις ιδέες τους.